Chắc chắn các bạn sẽ nghe từ “tin học văn phòng” bất cứ ở đâu, đặc biệt là trong học tập và làm việc. Nhưng các bạn có hiểu rõ được nó là gì và gồm những gì hay không? Tại sao tầm quan trọng của công nghệ, tin học văn phòng ngày càng lớn dần trong xã hội hiện nay? Hãy cùng mình tìm hiểu nhé.
Mục lục nội dung chính
Khái niệm tin học văn phòng
Tin học văn phòng chính là một nhánh của công nghệ thông tin. Nó chú trọng đến khả năng xử lý các công việc thường sử dụng nhiều trong văn phòng như: thao tác với văn bản, bảng tính, trình chiếu. Những công cụ này giúp cho bạn hoàn thành các công việc văn phòng, nhập các dữ liệu, tính toán để phục vụ công việc của bạn
Tin học văn phòng gồm những gì?
Bộ công cụ trong tin học văn phòng bao gồm các phần mềm Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint, Access, … với rất nhiều các phiên bản khác nhau. Với yêu cầu của tin học văn phòng, bạn không cần phải quá thành thạo tất tần tật các thanh công cụ với chức năng của bộ phần mềm này. Chỉ cần vừa đủ, cơ bản và chú trọng được cho công việc mà bạn làm, tính toán đơn giản. Để hiểu rõ hơn các bạn có thể tham khảo các mục như sau:
Kỹ năng Word trong Tin học văn phòng
Microsoft Word chắc hẳn không còn quá xa lạ với mọi người. Là bộ công cụ các bạn được tiếp xúc đầu tiên khi học tin học văn phòng. Đồng thời cũng là công cụ soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay. Word giúp ta có thể làm việc dưới dạng văn bản thô. Cho phép người dùng thiết lập các phông chữ, màu sắc, chèn được hình ảnh đồ họa (graphic). Và có cả nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) như âm thanh, video. Cho thấy được việc trình bày văn bản được thể hiện rõ ràng hơn. Không những thế, Word còn có các công cụ kiểm tra chính tả, hiển thị sai ngữ pháp cho người dùng biết. Sử dụng được cho nhiều ngôn ngữ khác nhau để người dùng dễ dàng sử dụng.
Một vài kỹ năng cơ bản của phần mềm Word có thể được kể đến như:
- Nhập liệu văn bản, đinh dạng đoạn văn, văn bản: Gõ đúng văn phạm tiếng Việt (người dùng có thể thiết lập nhiều thứ tiếng), font, cỡ chữ, màu chữ
- Cho phép người dùng lập, chèn và định dạng bảng, cột, biểu đồ: Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng…
- Cho phép người dùng thêm hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, smart art, clip art
- Người dùng cũng có thể thêm các ký tự: Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote)
- Thiết lập in: khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản
- Trộn văn bản: Mail merge
- Ngoài ra, với những file quan trọng, phần mềm cũng cho phép bạn bảo mật file. Bằng cách đặt mật khẩu bảo vệ cho file word ấy.
Kỹ năng Excel trong Tin học văn phòng
Excel là một công cụ phổ biến nhiều ngang Word. Đó là một chương trình xử lý bảng tính. Có các dòng và cột tạo thành nhiều ô, chúng ta có thể thực hiện các phép tính toán bằng việc nhập dữ liệu và lập công thức. Với Excel thì việc tính toán với các số liệu lên đến hàng trăm, nghìn hay một danh sách dài sẽ tiện lợi và chính xác hơn. Excel có rất nhiều tính năng ưu việt và có giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Nhưng hầu hết là dùng cho việc thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm. Tuy nhiên khó hơn Word ở chỗ bạn phải biết các công thức tính toán, hàm, kí hiệu của nó để áp dụng vào công việc.
Những kỹ năng cơ bản của Excel là:
- Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)….
- Định dạng tự động: Định dạng tự động theo yêu cầu của người dùng (theo tỉnh, ngày tháng năm,…)
- Dùng các hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now….
- Sử dụng lọc dữ liệu (Filter) : lọc theo yêu cầu
- Vẽ Biểu đồ: Chart
- Tạo Link: Hyperlink
- Thiết Lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt Password cho file
Kỹ năng PowerPoint trong Tin học văn phòng
Powerpoint là phần mềm cho phép bạn trình chiếu nội dung. Được dùng trong các bài diễn thuyết, thuyết trình. Như giúp văn bản của bạn có thê nhiều hiệu ứng, sinh động hơn trước khán giả.
Các bộ kỹ năng cơ bản của Powerpoint bao gồm:
- Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint: Shapes, Smart art, Chart
- Tạo link: Hyperlink
- Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design
- Tạo hiệu ứng amination
- Sử dụng slide master
- Bảo mật file
- Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF
Những kỹ năng tin học cơ bản nhân viên văn phòng cần nắm được
Để có thể sử dụng các phần mềm tốt hơn, trước khi học các chức năng và công cụ của mỗi loại. Bạn phải khá thành thạo các việc như:
- Đánh văn bản bằng 10 ngón tay
Có thể không đánh văn bản hoàn toàn bằng 10 ngón. Nhưng việc thành thạo đánh máy sẽ giúp bạn nhập dữ liệu hay nhập nội dung, văn bản nhanh chóng và chính xác hơn.
- Sử dụng các phím tắt trên bàn phím máy tính
Việc mày mò các công cụ và làm một cách thủ công. Bạn có thể dùng các phím tắt, tổ hợp phím để giúp công việc của bạn đạt năng suất cao và làm việc hiệu quả, nhanh chóng hơn. Ngoài ra, điều đó sẽ giúp việc copy, lưu trữ dữ liệu và gửi thông tin chính xác và nhanh gọn nhất.
- Sử dụng email thành thạo
Trong công việc và học tập, email có tính chất vô cùng quan trọng. Bạn có thể dùng để trao đổi hoặc xin việc làm và nhiều việc khác. Vì vậy, các trình bày, viết email như nào là cần phải được học hỏi nhiều, Chính vì thế, bạn cần sử dụng email thành thạo để công việc được suôn sẻ nhất.
- Sử dụng word và excel thành thạo
Đây là hai bộ dụng cụ bắt buộc cần và có khi đi làm. Và bạn cũng phải biết những yêu cầu cơ bản, các kĩ năng thiết yếu của hai loại bộ công cụ này.
- Sao lưu dữ liệu
Sao lưu dữ liệu là một trong các công cụ quan trọng. Bạn cần phải biết quan trọng nhất đối với mọi phần mềm tin học. Vì nó lưu trữ tất các thông tin cần thiết, tài liệu công việc mà bạn làm vào trong máy tính, ổ đĩa, thiết bị lưu trữ… Đảm bảo dữ liệu được bảo quản tốt và dễ dàng tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng khi cần thiết.
Kết luận
Như vậy, bài viết trên đã phổ cập cho bạn các kiến thức cần thiết đối với tin học văn phòng. Biết được nhiều hơn tầm quan trọng của bộ công cụ tin học trong các lĩnh vực xã hội. Hãy theo dõi vndownload để biết thêm nhiều mẹo mới
